こんにちは！BPR推進室の安藤です。
チーム名の「BPR」はBusiness Process Re-engineeringの略で、
業務のスピードや生産性を最大化していくために、「全社課題を捉え変革を推進すること」をミッションとしています。
新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、大人数でのイベントの開催が難しい今日このごろですが、
オプティムでは昨年末にオンラインでの忘年会を開催しました！
Beforeコロナの頃の時代から、新しい生活様式へ！
開催に至るまでの裏側や、当日の様子などご紹介していきます。
オプティムの全体ミーティングと懇親会について
オプティムでは毎月、全スタッフ参加の全体ミーティングが行われています。
2019年度までは、全国の拠点をリモートで繋ぎ、事業状況を共有していました。
<Beforeコロナの頃の全体ミーティングの様子>
全体ミーティング後は、そのまま懇親会に突入します。
全スタッフが集まるので、新しいスタッフや他部門のメンバーとの交流の場にもなっていました。
時に、話題の技術・製品をみんなで使ってみたりもして、このときはリングフィットアドベンチャーを楽しみました！
コロナの影響が出始めてからは、全体ミーティングは動画配信形式に変更になり、懇親会は密回避のため中止...。
2020年は「みんなで集まってワイワイする時間」が取りづらくなった一年でした。
ミッション到来！オンライン忘年会の開催決定
年末の忘年会も中止の方針となり
「残念だけど、このご時世じゃ仕方ないかなぁ」と思っていた矢先のこと。
「懇親会は、オプティムでの大事な交流の文化。やっぱり、どうにか開催できないだろうか…。
どんな状況でも、コミュニケーションカルチャーを絶やしてはいけない！」
と社長や経営層の中で、熱い議論が繰り広げられた結果…
「オンラインで納会やることになりました！」 と
人事部・BPR推進室メンバを中心に運営推進担当が任命されました！
参加者は最大300人、開催日時は12/25(金)の16:00~18:00。
盛大に全社でコミュニケーション出来る またとない機会ということで
2020年最後のお祭り、盛り上げるぞ～～～！！！！
と意気込んでのスタートとなりました！
ツールを選定する
普段のミーティングは「Microsoft Teams」、社外向けイベントなどは「Zoom」を利用しています。
ただ、300人規模の忘年会となると、
- ブレイクアウトセッションの利用が必要
- 同時に話すとゴチャッとなるから、誰かにトークを回してもらう？
- 一部屋20人だと、話せない人も出てくるかも…
など検討事項だらけ。頭を悩ませていたところ
「そういえば、採用イベントでこんなツールを見かけて…」
と人事部メンバから提案されたのが「SpatialChat」(スペチャ)でした！
SpatialChatとは
バーチャルビデオチャットのサービスで、「スペース」上で自分のアイコンを動かすことができます。
他の人のアイコンに近づくと、その人の声が大きく聞こえ、遠ざかると小さく聞こえます。
複数人同時に話すこともでき、リアルな空間に近い「距離感」が存在するイメージです。
spatial.chat
試しに使ってみると、他の人の声を聞きながらスペース内を移動できるのが面白く、
「これは全社で使ってみたい！！」ということで、スペチャを使うことが決定しました。
SpatialChatの利用契約を進める
※以降、2020年12月時点での情報となります！
スペチャの利用料金は「participant-minute」（参加者数 × 利用時間）によって決まります。
10人で1分話すと、10 participant × 1minute ⇒ 10participant-minuteという感じです。
例えば 10,000 participant-minutes を保持している場合
・10人で約16時間(10 participant × 1,000minutes)
・25人で約6.5時間(25 participant × 400minutes)
というように、参加人数によって使える時間が変わります。
今回の参加人数では、標準プランでは足りず、問い合わせが必要でした。
英語堪能なボスがウェビナー（英語）に参加し、
そのまま担当の方とのメール（英語）でやりとりが進み、
見積もり～アップグレード依頼が完了。
請求書をもらって、海外送金して、アップグレードが完了しました。
※スペチャ上にスペースを作成し、URLを先方に伝えるとアップグレードしてもらえました。
スペチャの設定
アップグレード後、メニューや機能が増えたので各種設定を進めていきます。
事前設定は1~2名で進めましたが、スペースへの参加人数が4人以下なら、その時間は課金対象にならないようです。
スペースのパスワード設定
画面左上のアイコン→「Space Password」より、スペース参加時のパスワードを設定しておきます。
開始時間の設定
当日まで参加者の方がアクセスできないよう、開始時間を設定しておきます。
画面左上のアイコン→「Space Settings」→「Space Start Time」より設定します。
この状態で参加用URLにアクセスすると、カウントダウン画面が表示されます。
管理者用URLからアクセスすると「SKIP COUNTDOWN」のボタンが表示され、開始前でもスペースに参加できます。
ウェルカム ページ のタイトル・説明文設定
スペースへアクセスする際には、自分の名前と自己紹介を入力します。
入力内容を案内するため、「Form Title and Description」から説明文を設定します。
名前を元に、話したい人を検索できたり、マウスオーバーで相手の自己紹介を確認できたりするので
フォーマットを決めておくようにしました。
部屋の作成
メニュー左下の「AddRoom」から、「スペース」の中に部屋を作ります。一部屋に入れる最大人数は50名です。
今回の最大参加予定人数は300人程度。
ワイワイ感を出したかったので、一部屋40人くらいの想定で8部屋作りました。
（が、人数が多い部屋は徐々に重くなったので、もう少し部屋数を増やせば良かったです）
スペースにアクセスすると、一番上の部屋(満員ならその下)に入るようです。
まずはツールに慣れてもらうため、上の方にチュートリアル用の部屋を配置することにしました。
鉛筆マークから「Change Position」をクリックし矢印ボタンで上下すれば、部屋の順序を並び替えできます。
各部屋の背景の設定
部屋ごとに背景を指定できます。
チュートリアル部屋はツールの使い方説明を背景にし、全体を見てもらえるよう拡大縮小できないようにしました。
続いて、メインのトークルームも設定していきます。
「いつもの会議室でワイワイしてる感を出したいんだよねぇ～」とプロモーション・デザイン室のメンバに相談してみたところ…
おかげさまでオプティム創立20周年🎉 記念ロゴができるまでのしみちゃんをはじめ デザイン室の皆さんが素敵な背景を準備くださいました！
こちらは、リアルの懇親会にも使ってる実際の部屋をイメージした「リフレッシュルーム」のイラストです。
当日は、ちょうどクリスマス。テーブルの上にチキンが並んでいたり、オプティムカラーのクリスマスツリーがかわいい～😍
この他にも、実際の会議室(畳＋掘りごたつの部屋)をイメージしたイラストや、全国の拠点にまつわる背景など用意していただき、
なんともワクワクする部屋が完成しました！
リハーサル
設定が済んだところで、複数人でスペチャを触ってみます。
誰かを検索して話に行ってみたり、ブロードキャストを試したりしてみました。
「ブロードキャスト」と「メガホン」機能
全体へのアナウンスを行いたい場合、
すべての部屋にアナウンスする「ブロードキャスト」機能と
自分のいる部屋にのみアナウンスする「メガホン」機能があります。
乾杯や締めの挨拶では「ブロードキャスト」機能を使いました。
ブロードキャスト中、発信者には周りの声が聞こえません。
（周りの音がブロードキャストされないようにするためでしょうか…？）
反応が分からないまま喋ることになるので、ブロードキャスト中は
チャット機能で「聞こえてます～」など、文字コミュニケーションを行うと良さそうでした。
当日の様子
3, 2, 1, 0！とカウントダウンを終え、時間になると続々とみなさんが入室。
初めてのツールでドキドキでしたが、まずはチュートリアル説明から。
アイコンを動かしたり、絵文字を使ってみたり、色々触ってお試しいただきます。
遠くにいる人はアイコン画像で表示されますが、
声が聞こえるくらいの距離にいる人とは、顔を見ながら話せます！
なんとなく使い方が分かってきたところで、
社長からのメッセージ、そして「それでは皆さん、大いに楽しみましょう！かんぱ～い！！」
続いて、みんなで人文字！社名の「OPTIM」を書いてみました😆
まずは「O」！
続いて「P」！
二文字続けて「TI」！
そして仕上げの「M」！
みなさん今年もお疲れさまでした！と一旦、締めの挨拶もありつつ…
二次会もまだまだ盛り上がってこ～！かんぱ～い！
…と、とても楽しい時間でした！
振り返り
途中でカメラやマイクが動作しなくなった部屋もあり、ヒヤヒヤな場面もありましたが
参加者の方へアンケートの結果、9割の方から
「新しい取り組みで面白かった」
「普段話せない人と話せて良かった」
「今後も継続して欲しい」
といった、ポシティブな意見をいただきました！
初めてのツール そして、初めてのオンライン飲み会。それぞれの感想をまとめておこうと思います。
スペチャに対する感想
思った以上に「普通」に話せることに驚きました。 途中動作が重い部屋があったものの、コンセプトの面白さ・ワクワク感が満載で大満足でした！
- 良かったところ
- 割と普段の懇親会に近い雰囲気で楽しめた。
- スペチャのコンセプトや仕組みがが面白かった。
- バーチャル背景は設定できないが、映る範囲が狭いのでそんなに抵抗はなかった。
- 二次会は「全員メガホンを使うこと」というローカルルールを適用してみたところ、いつもの二次会っぽい雰囲気が出た。
- 気になったところ
- 大人数が集まる部屋が重くなってしまい、全員ミュート状態になってしまった。
- 新たに部屋を増やして移動を促す必要あり。
- リアルな飲み会だと、他の人の会話はガヤガヤ感に紛れるが、スペチャだとちょっと離れた人の会話も耳に入りやすい。
- 外部接続のマイクやイヤホンを使う場合、使用デバイスの選択が必要で、設定に手間取った。
- 公式ヘルプに説明があるので周知が必要（My Camera and Microphone aren't working – SpatialChat Help Center ）
- チャットを打つのにコツがある。（マウスカーソルを入力画面上に置いておかないと、入力画面が消える）
- 大人数が集まる部屋が重くなってしまい、全員ミュート状態になってしまった。
※以上は2020年12月時点の仕様に基づく感想です
忘年会をオンラインに切り替えてみての感想
最初は「リアルのコミュニケーションには敵わないんじゃないか」と思っていましたが、「物理的な距離が遠くても繋がれる」という良さを再認識できました！
- 良かったこと
- 東京、佐賀、青森、神戸、…普段なかなか話せない他拠点のメンバとも話せた。
- 自宅からのリモート参加を推奨としたので、みなさんの普段の様子が垣間見れた。
- お子さまや、わんちゃん、ねこちゃんが登場すると盛り上がる。
- リモートだと、いつもより遅めの時間まで参加できた。
- もっと改善出来そうなこと
- 新入スタッフの紹介など、初対面の方との会話のきっかけになるコンテンツを盛り込めると良かった。
- 世界地図を背景にしてのクイズ大会など、オンラインならではの企画を工夫すれば、もっと盛り上がれそう。
おわりに
久々の全社懇親会、「あんなことがあったねぇ」とか「次はこんなことしたい！」とか
仲間と思いを共有できる時間は、これからも大事にしていきたいなと思いました。
逆境をチャンスに、新しいコミュニケーションを模索していきたいです！
オプティムでは、一緒に楽しみながら挑戦していける仲間を募集しています！ www.optim.co.jp
